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Ratgeber

Ratgeber Telefonanlagen



Telefonanlagen, auch Nebenstellenanlagen genannt, sind eine Weiterentwicklung des herkömmlichen Telefons, die vorrangig zu gewerblichen Zwecken eingesetzt wird. Sie verbindet verschiedene Endgeräte, wodurch eine ganze Reihe von unterschiedlichen Funktionen und Aufgaben im Büro abgedeckt werden. Erstmals eingesetzt wurden Telefonanlagen in den 1930er Jahren. Damals wiesen die Geräte jedoch kaum Ähnlichkeit mit den heutigen Modellen auf. Diese waren noch deutlich klobiger und zeichneten sich durch eine offene Gestellbauweise aus.

Moderne Geräte weisen trotz der zahlreichen Funktionen eine sehr kompakte Bauweise auf, wodurch sie sich problemlos auf dem Schreibtisch des Büros unterbringen lassen. Telefonanlagen gibt es in den unterschiedlichsten Ausführungen, die sich anhand der Optik und der Ausstattung unterscheiden.

Telefonanlagen – Allgemeines


Damit Ihre zukünftige Telefonanlage die gewünschten Aufgaben erfüllen kann, haben wir im Folgenden die wichtigsten Informationen zu den verschiedenen Anlagen genauer ausgeführt. Eine Liste der wesentlichen Kaufkriterien finden Sie anbei:

- Die Anzahl der Nebenstellen
- Die Erweiterbarkeit der Kapazität
- Externer oder interner Router?
- ISDN Telefonanlage oder Voice over IP?
- Die vorhandene Speicherkapazität
- Der Umfang der Standardfunktionen

Wie viele Nebenstellen werden benötigt?

Typischerweise kommen Telefonanlagen in Bürogemeinschaften und mittleren bis größeren Firmen zum Einsatz. Dabei variiert die Mitarbeiteranzahl in der Regel zwischen zwei und mehr Personen. Allerdings setzen auch Selbstständige die Anlagen immer öfter im Arbeitsalltag ein. Die Anzahl der im Betrieb tätigen Personen steht in direkter Verbindung mit der Anzahl der Nebenstellen. Das bedeutet, dass die Kapazität einer Telefonanlage, kurz TK-Anlage, von der Anzahl der Personen abhängt. Schließlich verfügen vor allem in großen Firmen viele Mitarbeiter über einen eigenen Arbeitsplatz mit einem eigenen Telefon. Je nachdem, um welche Betriebsgröße es sich handelt, können Sie zwischen etwas kleineren und umfangreichen TK-Anlagen unterscheiden.

Kennzeichen der kleinen TK-Anlagen sind die sogenannten TAE-Buchsen, über welche die Nebenstellen angeschlossen werden. Im Gegensatz dazu erfolgt der Anschluss bei größeren Modellen mit Schraubklemmen. Beide Anschluss-Systeme weisen sowohl Vor-, als auch Nachteile auf. Ein Vorteil der TAE-Buchsen ist, dass der Anschluss problemlos durch das Einstecken des entsprechenden Kabels erfolgt. Allerdings muss dieses dann auch über eine ausreichende Länge verfügen, vor allem dann, wenn die Endgeräte in verschiedenen Büros stehen. Dem gegenüber stehen die umfangreicheren Anlagen mit Schraubklemmen. Hier gestaltet sich der Anschluss zumeist etwas komplizierter. Allerdings können hier auch Nebenstellen verbunden werden, die in großer Entfernung zueinander stehen.

Ebenfalls zu beachten ist, dass Sie auch zukünftige Aspekte in den Kauf Ihrer Anlage einbeziehen. Firmen mit Wachstumspotential stellen kurz-, mittel- oder langfristig neue Mitarbeiter ein, die dann in das bestehende Kommunikationssystem eingebunden werden müssen. Am besten geeignet sind in diesem Fall modulare Anlagen. Hier können nach Wunsch sowohl interne Nebenstellen, als auch externe Leitungen für das gleichzeitige Telefonieren ergänzt werden. Die Erweiterung erfolgt entweder mit Hilfe von Steckkarten oder den entsprechenden Software-Updates.

Die Ausstattung der gewünschten Telefonanlage

Eine gute Telefonanlage sollte in jedem Fall verschiedene Anruflisten zur Verfügung stellen. Gemeint sind dabei nicht nur Listen mit den entgangenen Anrufen, sondern auch Listen von angenommenen und getätigten Anrufen. So können vergangene (nicht) durchgeführte Telefonate noch im Nachhinein nachvollzogen werden.

Zu den weiteren Funktionen gehören die sogenannte Black-List und die White-List. Hierbei handelt es sich um zwei verschiedene Listen mit Rufnummern. Der Unterschied der Listen besteht darin, dass anrufende Rufnummern von der Black-List nicht zum Teilnehmer durchgestellt werden. Im Gegensatz dazu werden die Rufnummern von der White-List alle durchgestellt. Hier werden nur die Personen abgewiesen, deren Rufnummern nicht auf der White-List stehen.

Die Mehrzahl der Telefonanlagen stellt abgesehen von den Sonderfunktionen eine Reihe von Standardfunktionen zur Verfügung. Dazu gehört unter anderem das Durchstellen bzw. Weiterleiten eines Anrufs zu anderen Mitarbeitern/Nebenstellen. Hinzu kommen die Wartefunktion und die Rückfragefunktion. Unterschiede zwischen den auf den Markt angebotenen Anlagen lassen sich zumeist erst bei der Betrachtung der Details feststellen. Bei verschiedenen Modellen variiert zum Beispiel die Gestaltung der Menüführung, die im idealen Fall einen möglichst übersichtlichen Aufbau aufweist. Außerdem sollte die jeweilige Anlage eine ausreichende Speicherkapazität für die Verwaltung von Rufnummernlisten zur Verfügung stellen. Wichtig sind auch Funktionen wie die Rufumleitung beim Besetzt-Zeichen oder bei Nichtannahme durch den Angerufenen.

Wer die Anlage zugleich privat und geschäftlich nutzt, profitiert zudem von der sogenannten Nachtschlaf-Funktion. Diese ermöglicht das Stummschalten des Telefons zu Zeiten, die man ausschließlich in der Familie verbringen möchte. Des Weiteren ermöglichen solche Anlagen die Separation von privaten und geschäftlichen Nummern.

Analog, ISDN oder Voice over IP?

Moderne Telefonanlagen verfügen in der Regel über die Funktion der Internettelefonie (Voice over IP). Aus diesem Grund versehen viele Hersteller ihre Modelle mit einem integrierten DSL-Router. Anstatt auf den eingebauten Router zurückzugreifen, kann man aber auch externe DSL-Modems verwenden. Beachten Sie hierbei jedoch, dass die gewünschte und zur Steuerung notwendige Bandbreite meist nur über den integrierten Router erreicht wird. Wer jedoch gleichzeitig umfangreichere Netzwerk-Funktionen realisieren will, sollte auf einen separaten Router mit einer höheren Leistungsfähigkeit zurückgreifen.

Im Zusammenhang mit der Internettelefonie sollten Sie zudem darauf achten, dass die Telefonanlage über eine sogenannte Fallback-Funktion verfügt. Solche Funktionen verhindern, dass das Telefon bei Problemen mit der zugrunde liegenden DSL-Leitung ebenfalls ausfällt. In einem solchen Fall sorgt nämlich die Fallback-Funktion dafür, dass die Anlage automatisch auf die analoge oder die ISDN-Telefonleitung umschaltet und eine sichere Verbindung zu den Geschäftspartnern immer gewährleistet ist. Größter Vorteil der Internettelefonie ist jedoch der günstige Preis, der im Gegensatz zu den anderen Varianten realisiert werden kann.

Obwohl die Internettelefonie zunehmend mit einer stabilen Leitung überzeugen kann, erfreuen sich auch die klassischen ISDN-Leitungen noch immer einer großen Beliebtheit. Sie ermöglichen im Gegensatz zur analogen Telefonanlage zwei Verbindungen. Auf diesen können zwei Mitarbeiter gleichzeitig telefonieren. Wem dies nicht ausreicht, der kann die vorhandene Ausstattung mit weiteren externen Analogleitungen oder den ISDN-S0-Anschlüssen kombinieren. Zusätzliche externe Leitungen können jedoch nur realisiert werden, wenn die Telefonanlage auch über variable Kanäle oder nachträglich einsteckbare Module verfügt. Eine Alternative stellt der oben erwähnte S0-Bus dar. Hierbei handelt es sich um eine digitale ISDN-Anschlussleitung, mit der sich bis zu acht zusätzliche Geräte an die TK-Anlage anschließen lassen. Allerdings können auch über diese acht Anschlüsse nur maximal zwei Verbindungen zur gleichen Zeit in Anspruch genommen werden.

Fazit: Wie bei vielen anderen Neuanschaffungen fürs Büro ist es auch bei der Auswahl der Telefonanlage wichtig sich vor dem Kauf eingehend mit den verschiedenen Anlagen und deren Ausstattung auseinander zu setzen. Besonders hilfreich kann dabei gut geschultes Personal sein, das Sie meist in den entsprechenden Fachgeschäften antreffen.

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