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Ratgeber

Ratgeber Konferenztelefone

In unserer Arbeitswelt ist es bei Verhandlungen und Meetings wichtig, dass die Teilnehmer persönlich die anliegenden Aufgaben besprechen. Angesichts unserer globalisierten Welt werden Geschäftskontakte immer mehr über Grenzen hinweg neu geknüpft, und es gestaltet sich als schwierig einen gemeinsamen Termin für ein Meeting vor Ort fest zu legen.
Dennoch ist es unumgänglich, dass der Kontakt mit Kollegen in Zweigstellen oder in ausländischen Niederlassungen gut gepflegt wird. Um lange Fahrtzeiten und hohe Reisekosten zu verhindern, ist die Telefonkonferenz ein praktisches Mittel, um weite Distanzen zu überwinden.

Konferenztelefone bieten hohen Nutzen im Berufsleben

Mithilfe eines modernen Telefons für Konferenzen ist es möglich schnell und flexibel Meetings abzuhalten. Studien belegen außerdem, dass Telefonkonferenzen wesentlich kürzer verlaufen als übliche Verhandlungen, weil keine Zwischenpausen eingelegt werden müssen und sich die Teilnehmer mehr auf den Inhalt des Gespräches konzentrieren. In einer Welt in der Zeit Geld ist, ist dies sicherlich ein nicht zu verachtender, positiver Nebeneffekt.

Vorteile im Geschäftsleben
Konferenztelefone verfügen über viele Vorteile, die man sich im Berufsleben zu Nutze machen sollte. Generell ist die Handhabung nicht wesentlich anders als die Benutzung eines Telefons mit Lautsprechereinrichtung. Zudem können Konferenztelefone flexibel in jedem Meetingraum installiert und bei Bedarf unkompliziert in andere Räume verlagert werden. Ein großer Vorteil liegt sicherlich darin, dass im Gegensatz zu einem normalen Telefongespräch mehrere Teilnehmer an einer Konferenz teilnehmen können. So können sich etwa mehrere Geschäftspartner in einem Raum befinden und gemeinsam ein Gespräch mit Kollegen aus Fernost führen.
Allerdings ist es auch möglich, dass mehrere Telefone für Konferenzen zusammen geschaltet werden, so dass Niederlassungen im Ausland gemeinsam eine Konferenz abhalten können ohne sich von ihrem Standort entfernen zu müssen. Üblich ist, dass bis zu zehn Teilnehmer zusammengeschaltet werden können. Manche Anbieter stellen aber auch virtuelle Räume zur Verfügung, in die sich die Teilnehmer mit einem zuvor erhaltenen Zugangscodes einloggen können. Hier sind bis zu 100 Personen gleichzeitig in einem Meeting möglich.




Wirtschaftlicher Nutzen von Konferenztelefonen
Das Abhalten einer Telko ist nicht nur aus wirtschaftlicher Sicht für Unternehmen relevant, da Fahrtkosten eingespart werden können, sondern auch aus ökologischer Sicht ist es klimaschonender, wenn geringe bis gar keine Transportwege anfallen.

Konferenztelefone werden einfach und schnell in dem gewünschten Raum installiert und in das Kommunikationsnetzwerk integriert. Dies erfolgt meist analog, schnurlos oder mit einer LAN Verbindung.

Konferenztelefone sind schnell und einfach zu bedienen
Konferenztelefone bieten neben der reinen Übertragung von Ton auch weitere Vorteile und Dienstleistungen an, die die Produktivität eines Geschäftstreffens stark erhöhen.

Zu Beginn eines Meetings wählen sich die Teilnehmer mithilfe eines Zugangscodes ein oder rufen die jeweilige Nummer des Geschäftspartners an. Diese Daten werden zuvor meist per Mail an die Teilnehmer gesendet, mit der genauen Angabe der Uhrzeit. Teilnehmer können sich also entweder selbstständig in Konferenzen einwählen oder werden von einem Administrator einberufen. Dafür muss zuvor ein Teilnehmer als Moderator angelegt worden sein, der über ein höheres Zugriffsrecht als gewöhnliche Teilnehmer verfügt.
Anschließend ist ein Gespräch mit den Kollegen ohne Hörer möglich, da Konferenztelefone eine 360° Mikrofonreichweite haben und Geräusche in der Umgebung selbstständig übermitteln. Grundfunktionen ermöglichen, dass während einer Konferenz die Übermittlung flexibel deaktiviert werden kann, ohne dass der Telefonkontakt dies bemerkt. So ist es möglich sich schnell mit seinen Kollegen vor Ort zu beraten ohne das Gespräch zu stören. Wenn wieder eine aktive Teilnahme gewünscht wird, wird die Mute-Funktion wieder aktiviert und die Übertragung wird fortgesetzt.

Nach dem Meeting wird das Gespräch durch einfaches Auflegen beendet und man kann mit seinem Tagesgeschäft fortfahren, ohne dass noch weitere Rückfahrten anstehen.

Konferenztelefone bieten viele Zusatzfunktionen
Neben den üblichen Grundfunktionen, die teilweise auch von normalen Telefonen bekannt sind, ist es wichtig sich zu überlegen, welche Zusatzfunktionen Konferenztelefone aufweisen sollen. Dies spielt nicht nur in der Anschaffung selbst eine große Bedeutung, sondern auch der Preis steigt bei mehr Besonderheiten.

Eine Möglichkeit ist etwa das zusätzliche Sehen eines gemeinsamen Bildschirmes auf dem Präsentationen während der Telefonkonferenz zu sehen sind. Dies ermöglicht eine browserbasierte Konsole, die das Teilen von Daten zur Verfügung stellt.

Andockstationen für Headsets ermöglichen außerdem, dass private Gespräche geführt werden können oder dass Teilnehmer sich noch mehr auf das übermittelte Wort konzentrieren können. Da viele Gespräche über eine Internetverbindung durchgeführt werden können, sind die Kosten für Telefongespräche ebenfalls zu minimieren.
Eine Kombination aus Tonübertragung und Datenübermittlung ist ebenfalls möglich und der Anwender sollte sich darüber klar sein, ob diese Zusatzfunktion für ihn von Nutzen ist. Außerdem gibt es Bluetooth-fähige Geräte im Handel, die es eine Kopplung mit Laptops oder anderen Bluetooth-fähigen Geräten während des Meetings erzeugen. So kann eine Freisprecheinrichtung über das Internet geboten werden, die ebenfalls eine hohe Klangqualität ermöglicht.

Bei Anschaffung auf Qualität achten
Konferenztelefone müssen eine hohe Qualität bieten, da es kontraproduktiv ist, wenn anstatt eines klaren Tones nur Rauschen vom Gesprächspartner übermittelt wird. Eine hohe Klangvielfalt muss deswegen unbedingt vor Kauf sichergestellt werden. Gute Konferenztelefone übermitteln Töne so echt, dass man das Gefühl hat direkt vor Ort zu sein. Hintergrundgeräusche wie Ventilatoren werden gezielt ausgeblendet und stören nicht bei den Verhandlungen.

Zudem stellt ein seriöser Anbieter kontinuierliche Updates zur Verfügung, damit Konferenztelefone den modernsten Stand der Technik bieten. Außerdem sollten die Raumabmessungen bei Kauf bedacht werden: Konferenztelefone sind für unterschiedliche Raumgrößen ausgelegt, um eine optimale Übertragung zu gewährleisten. Aus diesem Grund sollte bereits im Vorfeld klar sein, welcher Standort für das Telefon für Konferenzen gewählt wird.

Ferner sind Konferenztelefone auf eine bestimmte Anzahl von Teilnehmer ausgelegt. Je mehr Teilnehmer Sie später in Ihrer Konferenz haben wollen, desto leistungsfähiger muss ihr Gerät sein. Zudem ist die Mikrofonreichweite zu beachten, da diese von Produkt zu Produkt unterschiedlich ist. Sie sollten sich also klar darüber sein, in welcher Entfernung die Teilnehmer zum Gerät sitzen. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit von sogenannten Knopflochmikrofonen, die der Teilnehmer an seinem Kragen befestigen kann, sodass dadurch trotz entfernter Position eine aktive Teilnahme möglich ist. Werden die genannten Punkte bei Kauf beachtet, so steht einer erfolgreichen Telefonkonferenz nichts mehr im Wege.