Ratgeber Datenbank-Software
Datenbanken bzw. Datenbanksysteme, kurz DBS, sind Systeme zur elektronischen Datenverwaltung. Ihre Aufgabe besteht darin, eine große Menge an Daten möglichst effizient und redundant für den wiederholten Zugriff zur Verfügung zu stellen. Dabei muss berücksichtigt werden, dass nicht immer alle Daten, sondern auch nur bestimmte Teilmengen von dem Nutzer abgefragt werden. Die Darstellung der abgefragten Daten erfolgt idealerweise in einer, auf die Bedürfnisse des Nutzers abgestimmten, Oberfläche des verknüpften Anwendungsprogramms.
Datenbankmanagementsysteme bestehen aus zwei Teilen: Einer Verwaltungssoftware, auch Datenbankmanagementsystem genannt, und der Datenbank. Unter dieser versteht man die Menge der zu verwaltenden Daten. Mit der Datenbank selbst kommt der Nutzer in der Regel nicht in Kontakt. Der Zugriff auf diese wird ausschließlich von der Managementsoftware geregelt. Diese ist für die Organisation und die Kontrolle der Daten zuständig.
Die Software für das Datenmanagement wird in verschiedenen Ausführungen angeboten. Diese sind von den Anbietern auf die verschiedenen Unternehmen bzw. Einsatzgebiete zugeschnitten.
Datenbank-Software Allgemeines
Daten liegen in privaten Haushalten meist nur in kleinen Mengen vor. Hierbei handelt es sich entweder um die Daten, die im Rahmen der Familienplanung anfallen, oder die Daten und Informationen, die der Student für die Arbeit an der Uni benötigt. Kleinere Mengen von Daten lassen sich in der Regel noch recht einfach organisieren, sodass man dafür nicht zwingend ein eigenes Verwaltungssystem benötigt. Im Gegensatz dazu stehen große Unternehmen, die tagtäglich mit großen Datenmengen arbeiten. Hier müssen dieselben Informationen in ihrer aktuellsten Form oft an verschiedenen Standorten zur Verfügung stehen.
Das Konzept des Datenbankmanagementsystems tauchte erstmals in den 1960er Jahren auf. Damals entstand erstmals die Idee, dass Daten durch eine separate Software, die zwischen dem eigentlichen Betriebssystem und dem Anwendungsprogramm angesiedelt ist, verwaltet werden könnten.
Grund für die Entwicklung des neuen Konzepts war, dass in der Vergangenheit viel Zeit mit der schwerpunktbedingten Umstrukturierung und Restrukturierung von schon existenten oder neuen Daten verloren ging. Schon damals bestand die Aufgabe des Datenmanagementsystems also darin, der Arbeit mit Daten eine möglichst hohe Effizienz zu verleihen.
Die Komponenten des Datenbanksystems
Wie bereits deutlich wurde, besteht das Datenbanksystem aus der Datenbank und dem Datenbankmanagementsystem. Die Bezeichnung Datenbank leitet sich von dem englischen Begriff database ab. Sie bezeichnet konkret einen logisch zusammenhängenden Datenbestand. Dieser ist für den Nutzer nicht sichtbar auf dauerhaften Speichermedien angelegt.
Das Datenbankmanagementsystem, DBMS, ist die Software mit der auf die Datenbank zugegriffen wird. Die besondere Aufgabe des DMBS besteht darin, die Anforderungen an ein Datenbanksystem zu sichern. Seine Arbeitsweise entscheidet über die Funktionalität und die Geschwindigkeit des Systems.
Die wesentlichen Funktionen eines Datenbanksystems sind im Folgenden aufgelistet. Sie variieren in Abhängigkeit von dem Einsatzgebiet der Datenbank. Funktionen sind zum Beispiel:
- Die Speicherung und die Bearbeitung von Daten
- Die Gewährleistung der Datensicherheit
- Die Wahrung der Datenintegrität
- Die Bereitstellung von konsistenten Daten
Einer der wichtigsten Punkte ist die Gewährleistung der Datensicherheit. Die Software eines DBMS muss dafür sorgen, dass nur berechtigte Nutzer Zugriff auf die Daten erhalten. Dies geschieht in Form von Zugriffsrechten, die zuvor von den Administratoren vergeben werden. Ebenfalls zur Datensicherheit gehört der Schutz gegen Datenverlust.
Datenverlust kann zum Beispiel bei physischen Schäden der Hardware auftreten. Deshalb ist es umso wichtiger, dass die DB-Software in regelmäßigen Abständen Back-ups anlegt. Im Zusammenhang mit der Datensicherheit wird oft auch von Transaktionskonzepten gesprochen. Ein Transaktionskonzept stellt sicher, dass bei einem parallelen Zugriff mehrerer Nutzer dieselben Daten nicht gleichzeitig geändert werden. Arbeitet ein Nutzer mit einem bestimmten Datensatz, ist dieser also vorübergehend vor dem Zugriff der anderen Benutzer gesperrt. Im Anschluss werden die besagten Daten wieder freigegeben.
Nicht unerheblich für eine effiziente Datenbank ist die Datenintegrität. Unter dem Begriff Integrität werden eine Reihe von Integritätsbedingungen zusammen gefasst, die für die in der Datenbank enthaltenen Daten gelten. Ein Beispiel ist die Bereichsintegrität: Sie legt fest, in welchem Bereich der Wert eines bestimmten Attributs liegen kann. Durch die Einhaltung der Integrität wird auch sichergestellt, dass noch in anderen Teilen der Datenbank benötigte Daten nicht gelöscht werden können.
Welche Datenbankmanagement-Software ist die Richtige?
Für private Anwender und kleinere Unternehmen reicht in der Regel schon eine sogenannte Universaldatenbank aus. Diese bietet dem jeweiligen Nutzer eine relativ große Gestaltungsfreiheit und kann bereits für einen vergleichsweise günstigen Preis erstanden werden.
Mittlere bis größere Unternehmen greifen hingegen eher auf eine spezialisierte Software zurück. Grund dafür ist, dass diese Unternehmen zumeist nur mit Daten aus bestimmten Themengebieten arbeiten, die dementsprechend nur in einem begrenzten Umfang modifiziert werden. Eine speziell angefertigt Software enthält in der Regel schon vorgefertigte Masken, die von dem Nutzer nur noch mit den entsprechenden Daten aufgefüllt werden müssen. 
Eine solche Software ist auf Grund der hohen Anforderungen zumeist in einem deutlich höheren Preissegment angesiedelt. Hinzu kommt, dass diese oft nur von unternehmensexternen Fachkräften eingeführt werden können. Natürlich arbeiten auch große Unternehmen mit Universaldatenbanken.
Wer sich für eine solche Datenbank entscheidet, sollte jedoch bedenken, dass die Arbeit, die für den Installationsprozess einberechnet wird mit dem Grad der Gestaltungsfreiheit zunimmt. Das bedeutet: Je mehr Einfluss sie auf Ihre Daten haben möchten, desto mehr Zeit benötigt es, ein passendes System in den Unternehmensalltag zu integrieren.
Fazit
Vor dem Kauf eines Datenbank-Programms sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wofür sie die Software benötigen bzw. in welchem Bereich sie eingesetzt werden soll. Hier empfehlen sich oft auch erweiterbare Lösungen, die je nach Bedarf mit zusätzlichen Modulen ergänzt werden können. Natürlich stellt sich auch die Frage, ob sich der Einsatz einer Software in einem Betrieb oder in einem Unternehmen überhaupt lohnt.
Dabei spielt der Preis in der Regel eine eher untergeordnete Rolle. Eine Software lohnt sich, sobald sie die Arbeit im Unternehmen effektiv erleichtert. Eine solche Software zeichnet sich dementsprechend durch einen verständlichen Aufbau aus und ist in der Lage die betriebsinternen Prozesse zu beschleunigen.
Für die Auswahl der Software gilt des Weiteren: Schauen Sie sich die Software, wenn möglich, vor Ort an. Meist kann man nämlich schon auf den ersten Blick einschätzen, ob die Software grundsätzlich für den Einsatz im eigenen Unternehmen in Frage kommt. Die Zeit für die Begutachtung der Software sollten Sie in jedem Fall investieren, denn schließlich handelt es sich hierbei meist um eine langfristige Investition.
Im Rahmen der Vorbereitung sollten Sie sich auch darüber informieren, ob der jeweilige Anbieter entsprechende Schulungen für den Umgang mit der Software anbietet.
Hinweis: Wer seine Daten lediglich archivieren möchte, kann auch auf eine sogenannte Datenarchivierungs-Software zurückgreifen. Ihre Aufgabe besteht darin, die Daten in gewünschter Weise zu archivieren. Der Nutzer greift nach der Eingabe der Daten in der Regel nur noch selten auf diese zu.
