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Anrufbeantworter

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Ratgeber

Anrufbeantworter Rategber


Der erste automatische Anrufbeantworter wurde im Jahre 1938 von dem Nachrichtentechniker Willy Müller entwickelt. Dieses Modell erhielt erst vier Jahre später die Zulassung für den öffentlichen Gebrauch. Bis dahin konnten dem Angerufenen nur über den Weg der Deutschen Bundespost Nachrichten hinterlassen werden. Aber auch nach der Zulassung des Gerätes nutzten nur wenige Menschen die neue Erfindung, da man für den Kauf des Gerätes eine sehr große Summe hätte investieren müssen. Heute ist der Anrufbeantworter kaum mehr aus dem Alltag wegzudenken. Vor allem im Büro spielt er eine große Rolle, da er dort nicht nur über die Abwesenheit eines Mitarbeiters, sondern auch über die Sprech- und Öffnungszeiten informieren kann.

Anrufbeantworter-Modelle

Der Anrufbeantworter ist ein elektronisches Gerät, das Nachrichten des Anrufers für den Angerufenen in Empfang nimmt. Die Nachrichten werden bis zum Abhören und darüber hinaus aufgezeichnet. Im Allgemeinen unterscheidet man zwischen einem aktiven und einem deaktivierten Anrufbeantworter. Der aktive Anrufbeantworter spielt die vom Angerufenen aufgenommene Abwesenheitsnotiz ab. Im Anschluss nimmt er entweder eine Nachricht des Anrufenden entgegen oder beendet das Gespräch. Die Deaktivierung des Anrufbeantworters erfolgt entweder automatisch oder manuell. Ein Grund für die automatische Abschaltung ist das Erreichen der maximalen Speicherkapazität. Wer seinen Anrufbeantworter manuell abschaltet, möchte meist nicht gestört werden.

Im Folgenden haben wir einige Punkte aufgelistet, die Sie beim Kauf eines Anrufbeantworters beachten sollten:

- Welche Marke soll es sein?
- Welche Funktionen soll er haben?
- Wie viel Speicherkapazität benötige ich?
- Besitze ich einen digitalen oder einen analogen Anschluss?

Der Anrufbeantworter kann entweder als einzelnes Endgerät oder im Rahmen einer Systemlösung erstanden werden. Systemlösungen kombinieren ein Telefon, einen Anrufbeantworter und können auf Wunsch noch um ein Faxgerät erweitert werden. Diese Systemlösungen werden bevorzugt im Büro eingesetzt. Sie stellen zum Beispiel Funktionen wie die Anrufumleitung zu einem anderen Arbeitsplatz oder einen Netzwerkanschluss zur Verfügung.

Die Voice-Mailbox
Eine Sonderform des Anrufbeantworters stellt die Voice-Mailbox dar. Hierbei handelt es sich um einen Dienst, der von der jeweiligen Telefongesellschaft angeboten wird und nicht in Form von einem Endgerät genutzt werden kann. Die Mailbox-Funktion kann sowohl im Mobilfunk-, als auch im Festnetzbereich aktiviert werden. Sie springt automatisch an, wenn sich der Angerufene nach mehrmaligem Klingeln nicht am Telefon meldet.

Die verschiedenen Netzbetreiber bieten dem Nutzer die Möglichkeit seine Mailbox mit persönlichen Tönen und Sprachnachrichten zu individualisieren. Im Gegensatz zum Anrufbeantworter kann bei der Mailbox der Anruf nicht nachträglich angenommen werden. Der Angerufene erhält also lediglich die hinterlassene Nachricht bzw. die Information über einen verpassten Anruf. Die Mailbox kann jedoch, wie auch der Anrufbeantworter, mit einer einfachen Tastenkombination deaktiviert werden. In diesem Fall würde das Telefon solange klingeln, bis der Anrufende wieder auflegt.

Die Abfrage

Die Abfrage der Nachrichten wird über das Drücken der dafür vorgesehenen Taste aktiviert. Als Alternative dazu bieten viele Hersteller auch die Fernabfrage an. Diese erfolgt über ein anderes Telefon. Mit diesem lässt sich das eigene Telefon anrufen, die Abwesenheitsnotiz anhören und nach Eingabe des voreingestellten PINs die persönlichen Nachrichten abhören.

Funktionen

Die Aufzeichnung eines Anrufes erfolgt analog oder digital. Analoge Geräte werden heute nicht mehr produziert. Diese nahmen die hinterlassene Sprachnachricht auf herkömmlichen Audiokassetten oder speziellen Mini- bzw. Mikrokassetten auf. Bei den heutigen Anrufbeantwortern handelt es sich um digitale Geräte mit integrierten Speichermodulen. Der Eingang einer neuen Nachricht wird bei diesen Geräten oft durch ein blinkendes LED-Licht signalisiert.

Sowohl bei den heutigen Mobiltelefonen, als auch bei den Festnetztelefonen können verschiedene Warteschleifen eingespielt werden. Diese überlagern dann den herkömmlichen Wahlton. Möchte man in der Warteschleife Musik abspielen, sollte man sich im Voraus über die gesetzlichen Einschränkungen bezüglich des Urheberrechts informieren. Zu den weiteren Standardfunktionen eines modernen Anrufbeantworters gehört die automatische Rufnummernanzeige. Sie blendet die Nummer des Anrufenden im Bildschirm des Gerätes oder der zugehörigen Basis ein. Damit bekommt der Angerufene die Möglichkeit das Gespräch mit der anrufenden Person anzunehmen oder abzulehnen.

Hinweise zum Besprechen des Anrufbeantworters

Nur wenige Menschen machen sich vor dem Aufsprechen der Abwesenheitsnotiz wirklich Gedanken über deren Inhalt. Oft benutzen die Leute einfach eine der vorgegebenen Systemnachrichten. Vor allem im Falle der Abwesenheit im Büro sollte man aber darauf achten, dass man dem Anrufenden möglichst viele Informationen, kurz verpackt, hinterlässt. Diese sollten zum Beispiel den Grund der Abwesenheit umfassen, also Krankheit oder Urlaub. Wichtig ist außerdem der Zeitpunkt der Wiederkehr und die Nennung der Vertretung. Alternativ können auch eine andere Telefonnummer oder eine Email-Adresse für die schriftliche Formulierung des Anliegens hinterlegt werden. Dies sollte alles in möglichst freundlichem Ton geschehen. Bei der Begrüßung sollten außerdem der eigene Name und gegebenenfalls der Name der Firma genannt werden. Der Anrufende kann sich dann sicher sein, dass er die richtige Person erreicht hat und sich diese so bald wie möglich zurückmelden wird.

Allerdings sollten Sie beim Aufsprechen der Nachricht keine unnötigen Versprechungen machen. Dies betrifft vor allem den Zeitpunkt der Rückmeldung. Schließlich sind nach der Rückkehr meist diverse Sachen zu bearbeiten, die sich in der Regel nicht auf einmal bewältigen lassen.

Im Privatbereich können Sie natürlich frei über Ihre persönliche Nachricht entscheiden. Hier können Sie zum Beispiel einfach eine Systemnachricht übernehmen oder gemeinsam mit Ihrer Familie eine individuelle Nachricht kreieren, die dann im Gleichklang oder abwechselnd aufgesprochen wird. Viele der neueren Anrufbeantworter-Modelle besitzen keine Aufnahmebeschränkung und ermöglichen Ihnen dadurch eine individuelle Länge der Ansage.

Anrufbeantworter-Zubehör

Anrufbeantworter können je nach Modell und Hersteller mit bestimmtem Zubehör erweitert werden. Besonders häufig genutzt werden zusätzliche Speicherkarten. Mit diesen lässt sich die vorhandene Speicherkapazität des Gerätes erweitern, sodass insgesamt mehr Nachrichten gespeichert und alte Nachrichten länger aufbewahrt werden können. Einige neue Modelle verfügen außerdem bereits über einen USB-Anschluss, der den Anschluss von externen Speichermedien erlaubt.

Weiteres Zubehör wird nur benötigt, wenn Sie ein analoges Gerät an einen ISDN-Anschluss anschließen wollen. Da dieser nur mit digitalen Signalen arbeitet, muss ein entsprechender Wandler vorgeschaltet sein, der die analogen in digitale Signale umwandelt. Ohne ihn können mit dem analogen Gerät keine digitalen Signale empfangen werden. Um diesen Mehraufwand zu vermeiden, sollten Sie im Bestfall also kein analoges mit einem digitalen Gerät kombinieren.

Der Anrufbeantworter ist ein praktisches Gerät, mit dem Sie Ihre Freunde, Familie oder Arbeitskollegen freundlich über Ihre Abwesenheit oder Ihre momentane Unerreichbarkeit informieren können.