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Ratgeber

Ratgeber Kommunikationssoftware


Der Einsatz zeitgemäßer und effektiver Kommunikationssoftware ist für Unternehmen aller Art heute wichtiger denn je. Die einzelnen Softwareprodukte nehmen uns bei der Organisation und Durchführung für die unterschiedlichsten Kommunikationsmaßnahmen viel Arbeit ab. Umsätze steigern und gleichzeitig Kosten senken, ohne das die Qualität verloren geht, ist heute der Maßstab aller Firmen. Diese Schritte aber müssen schnell gehen. Verlorene Zeit kann teuer werden und bestehende Pläne ins Wanken bringen. Mit der richtigen Kommunikationssoftware können Sie den Takt bei Ihren Plänen drastisch erhöhen und selbst bestimmen. So umfasst Kommunikationssoftware viel mehr als nur eine Informationsvielfalt. Das Programm fördert die Informationsintegration und Umsetzung und schafft dabei glänzende Ausgangspunkte für eine offene und erfolgreiche Kommunikation. Teamwork ist bei einer Kommunikationssoftware zusätzlich ein Schwerpunkt und wird in allen Punkten immer wieder eingezogen.

Kommunikationssoftware UpToDate bleiben

Das Programm bietet das direkte Zentrum für Informationen aller Art, die wichtig für Ihr Unternehmen und deren Kunden sind. Sie bleiben mit einer guten Kommunikationssoftware immer UpToDate. Sie wissen immer, was gerade passiert. Alles verbindet sich zu einer zentralen Einheit. Content, Presse, Dokumente, Bilder und Nachrichten werden mit der Kommunikationssoftware komplett verwaltet, ausgewertet und individuellen Anwendern zur Verfügung gestellt. Dabei kann der Informationsfluss nach Bedarf und Belieben ausgeweitet werden. Viele Programme bieten über einen News Reader direkte Verbindung zu den wichtigsten Nachrichtenquellen in der Welt. Hierbei werden die Nachrichten Ihren Wünschen und Einstellungen nach aufgearbeitet und gleichzeitig verarbeitet.

Die Kommunikationssoftware kann zugleich bei bestimmten Vorgaben die News an unterschiedliche Einzelanwender oder Teams senden. Das Besondere bei vielen Programmen: Störende Punkte und Elemente werden bereits im Vorfeld aussortiert und beeinflussen weder Arbeitsvorgang noch Zeit, etwa zu vergleichen mit einem Spamordner. Nur das hierbei eben keine eMail sortiert werden, sondern Nachrichten. Damit sind Sie dank einer guten Kommunikationssoftware besser und schneller informiert als andere Personen.

Aber nicht nur die Information als solches ist wichtig, auch die Kommunikation. Sie können vielfach sehr unterschiedliche Medien nutzen, einstellen und auf Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden maßgeschneidert ausrichten. Alles, was zusammengehört, wird mit der Kommunikationssoftware vereint und dennoch individuell auf unterschiedliche Kreise zugeschnitten. Dabei werden Anfragen und eMails in Sekunden beantwortet und eingeteilt. Fotos und Videos können mit der Kommunikationssoftware publiziert, archiviert und kommentiert werden. Eine Synchronisation einzelner Posten oder ganzer Vorgänge ist in Echtzeit mit verschiedenen Mitarbeitern über diverse Teamfunktionen vielfach verfügbar. Das beinhaltet auch soziale Kanäle. Stichwort: Facebook, Twitter & Co.

Kommunikationssoftware mit VoIP
Voice Over IP Telefonie wird wichtiger und ist mittlerweile ein zentrales Thema in jedem Unternehmen. VoIP Telefonie ergänzt und erweitert kostengünstig die bestehende Telefonanlage. Ist dieses auch für Sie ein zentraler Gedanke, jetzt oder in der Zukunft, sollten Sie sich bewusst für eine Kommunikationssoftware entscheidend, die kompatibel mit dieser Technologie ist und so mit der IP Telefonie komfortabel und problemlos zusammenarbeitet. So lässt sich die interne und externe Kommunikation in der Firma noch einmal deutlich stärken und vereinfachen. Achten Sie hierbei auf die Anforderungen Ihres Unternehmens, nicht nur in der Gegenwart sondern auch in der Zukunft.

Kauftipp: Was sollte eine Kommunikationssoftware können
Bevor Sie diesen Absatz nun weiter lesen, sollten Sie eine Pause einlegen. Nehmen Sie ein Blatt Papier und einen Stift zu Hand. Auf der linken Seite führen Sie nun die Punkte auf, die für Sie besonders wichtig sind. Denken Sie dabei auch an Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden. Verbinden Sie alles zu einer Einheit. Vergessen Sie nicht die Zukunft, wenn Sie mit einem größeren Unternehmen weitere Ansprüche und Wünsche verbinden. Auf der rechten Seite tragen Sie bitte alle Punkte ein, die zusätzlich wünschenswert sind. Nach dem Fertigstellen überlesen Sie alle aufgeführten Stichwörter noch einmal. Vielleicht haben Sie noch einen wichtigen Punkt vergessen?

Haben Sie Ihre Liste erstellt, kommen nun die Anforderungen, die eine gute Kommunikationssoftware erfüllen sollte.

- Kommunikationssoftwaresollte ein System für Kommunikation, Organisation und Information sein. Zentral und doch individuell
- Teamfähigkeit muss vorhanden sein
- Kommunikationssysteme (eMail, Fax, SMS, etc.) müssen blitzschnell erfolgen und bearbeitet werden
- Kommunikationssoftware sammelt Nachrichten aus Quellen weltweit und wertet diese automatisch aus.
- Dokumenten können abgelegt und verarbeitet sowie bewertet werden
- Eine Kommunikationssoftware sollte auch eine Adressverwaltung beinhalten
- Kompatibel mit anderen Programmen, besonders Kalender, Eingangsbüchern und vielem mehr
- Client-Anwendungen für alle gängigen Systeme (Android, MAC OS-X, IOS, Windows Phone)
- Spamschutz und Virenschutz sind Selbstverständlichkeit
- Updates müssen laufend zur Verfügung stehen und ohne Zeitverlust installiert werden können
- Flexibilität und Anpassbarkeit. Eine gute Kommunikationssoftware muss mit Ihnen wachsen. Besonders, wenn sich Ihr Unternehmen vergrößert.

Vor allem die letzten zwei Punkte sind sehr wichtig. Die Kommunikationssoftware muss mit Ihnen wachsen und praktisch alt werden. Ohne nach einigen Jahren auf eine andere Kommunikationssoftware umzusteigen, muss das Programm bereits heute auch die Ansprüche von Morgen erfüllen können. Ein späterer Umstieg kann viel Geld kosten und hat schon so manches Unternehmen an den Rand seiner Existenz gebracht. Deswegen ist die Aktualität in Verbindung mit den ständigen Updates das beinahe wichtigste bei einer Kommunikationssoftware. Denn diese verbindet sich gleichstellend mit der Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens.

Kommunikationssoftware und die Sprachen
Bei größeren und internationalen Unternehmen kann zudem die Sprachführung ein weiteres Merkmal für den Kauf sein. Normalerweise können viele Kommunikationssoftwareprogramme auf eine Sprache eingestellt werden (Deutsch oder Englisch). Für besondere Anforderungen existiert aber auch Software, dessen Sprachführung auf jeden Benutzer individuell zugeschnitten werden kann. Der Vorgesetzte nutzt Deutsch für die Bedienführung. Sein Verkaufstrainer hat sich zur einfachen Handhabung der Kommunikationssoftware Englisch eingestellt.

Ein anderer Punkt, der damit identisch zusammenhängt, ist die mehrsprachige Kommunikation und die verfügbaren Zeichensätze. Wenn Sie auch Mitteilungen an Lieferanten und Kunden in Sprachen wie Russisch oder Chinesisch übersenden wollen, muss das Programm mit diesen Zeichensätzen umgehen können.

Sie sehen also die Vielfalt bei einer Kommunikationssoftware ist relativ groß. Dabei können die einzelnen Bausteine ganz auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche ausgerichtet werden. Eine schnelle Kommunikation und Verarbeitung sichert Ihnen Erfolg und einen Wettbewerbsvorsprung gegenüber der Konkurrenz.
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