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Ratgeber

Videokonferenzsysteme


Die virtuelle Welt hat nicht nur unsere Freizeitbeschäftigungen verändert, sondern greift auch immer weiter in das berufliche Leben mit ein. Egal ob kleine oder große Unternehmen – immer mehr greifen zu der praktischen, effizienten und kostengünstigeren Alternative zum klassischen Meeting; die Rede ist von der Videokonferenz.

Bei dieser audiovisuellen Telekommunikationstechnologie werden bewegte Bilder und Ton zwischen zwei Standorten übertragen. Früher griff man zum Telefon, wenn man mit Partnern verteilt auf der ganzen Welt etwas Wichtiges zu besprechen hatte – heute kann man Auge zu Auge mit dem Geschäftspartner ein Meeting abhalten und alles wichtige besprechen. Die moderne Technik macht es möglich, mittlerweile sogar während der Videokonferenz an anderen Daten zu arbeiten. So kann man zum Beispiel eine Whiteboard-Funktion aufrufen oder Videosequenzen zwischendurch abspielen.

Videokonferenzsysteme können die Entwicklung und Beziehungen eines Unternehmens vorantreiben und bieten einen enormen zeitlichen Vorteil. Keiner muss mehr für ein Meeting umher fliegen, man kann jederzeit und überall eine Konferenz starten – von da aus, wo man gerade ist. Immer mehr Unternehmen setzen entweder in Meetingräumen auf die neue, flexible Form des Meetings, andere statten ihre Mitarbeiter sogar schon mit Desktop-Lösungen aus, sodass man jederzeit von seinem Arbeitsplatz eine Videokonferenz starten kann.

Ein digitaler Konferenzraum für mehr Flexibilität

Bei einer Videokonferenz greift man auf einen sogenannten „Video Meeting Room“ zurück. Dies bedeutet übersetzt, dass es ein nicht-physikalischer Raum ist, der nur für die digitale Welt genutzt wird. Solch ein Konferenzraum ist für alle Geschäftspartner auf der gesamten Welt zugänglich, wenn man sie in den eigenen Raum einlädt. Damit bietet solch ein Raum viel mehr Flexibilität, da er schneller und öfters genutzt werden kann. Der Konferenzraum ist stets frei und benutzbar, für unzählige Partner geöffnet und spart jede Menge Geld, denn Reisekosten und Reisezeit bleiben dem Businesspartner so erspart.

Schnelligkeit und Flexibilität sind für jedes Unternehmen wichtig – so wird das Arbeiten effizienter und entspannter. Der virtuelle Raum steht jederzeit zur Verfügung, sodass auch Teilnehmer aus unterschiedlichen Zeitzonen und verschiedensten Teilen der Welt teilnehmen können. Lästige Terminabstimmungen, ob ein bestimmter Konferenzraum belegt ist, sind damit hinfällig.

Auch der Zugang ist einfach und übersichtlich gestaltet. Als Nutzer wählt man sich per Videokonferenzsystem oder mit einem Software-Client ein und schon kann die Konferenz starten. Die Dauer und Anzahl der Teilnehmer sind unbegrenzt, sodass auch mehrere Businesspartner in die Konferenz geloggt werden können.

Die Raumsysteme

Am praktischsten und hochwertigsten sind die kompletten Raumsysteme, um eine Videokonferenz starten zu können. Diese Vollausstattung bietet meist eine hochwertige Kamera mit HD Auflösung, Raummikrofone um den Ton optimal aufzunehmen und großen Monitore, mit denen die Systeme bedient werden können. Die Installation sollte bestenfalls von einem IT-Spezialisten erfolgen, doch selbst Laien können die übersichtlich gestalteten Systeme schnell und sicher installieren.

Die Ausstattung eines Videokonferenzraums

Neben der Technik selbst spielt auch die Ausstattung des Konferenzraumes eine große Rolle. Man sollte sich bei der Installation eines Videokonferenzsystems genau überlegen, in welchem Raum die Technik verbaut werden soll. Solche Konferenzräume befinden sich bestenfalls in ruhiger Umgebung und sollten von allen teilnehmenden Partnern aus der eigenen Firma gut erreichbar sein.

Ein wichtiger Faktor für eine ungestörte, klare Videokonferenz ist die Beleuchtung. Der Raum sollte hell und gleichmäßig belichtet sein, ohne irgendwo zu blenden. Direktes Sonnenlicht ist eher kontraproduktiv, besser sind gleichmäßig verteilt Deckenstrahler, die den Raum ebenmäßig erleuchten. Neben dem Licht spielt auch die Beweglichkeit der Geschäftspartner selbst eine große Rolle. Grundsätzlich gilt: Je ruhiger man sitzt, desto schärfer ist das Bild. Roll- oder Kippelstühle sind daher als Einrichtungsgegenstand für solch einen Konferenzraum eher nicht zu empfehlen. Bilder an der Wand oder andere Kunstgegenstände steigern das Wohlbefinden und lassen einen Raum gemütlicher wirken – doch für die Geschäftspartner auf der anderen Seite sollte besser nur ein neutrales Bild zu sehen sein, da solche Gemälde ablenken können.

Eines der wohl wichtigsten Einstellungen ist die Platzierung der Kamera. Hier hat sich eine Höhe von mindestens 90 cm Höhe bis zu 150 cm Höhe bewährt. Man sollte darauf achten, dass die Beine der Teilnehmer nicht im Bild sind, sehr wohl jedoch Oberkörper und Gesicht. Optimalerweise wird die Kamera direkt neben dem Monitor platziert, um das Gefühl zu haben, seinem Gesprächspartner direkt gegenüber zu sitzen. Wer lieber steht, sollte sich den Einfassungsbereich der Kamera auf dem Boden markieren, um zu vermeiden, dass man ungewollt aus dem Bild läuft. Beim Mikrofon verhält es sich ähnlich – je näher man am Mikrofon dran sitzt, desto besser versteht man einen. Umgekehrt sollte man demnach nicht zu weit weg vom Mikrofon sitzen, da die Gesprächsqualität ansonsten leiden kann. Bei besonders großen Konferenzräumen oder vielen Teilnehmern empfiehlt sich die Nutzung von mehreren Mikrofonen.

Das wohl wichtigste einer Videokonferenz ist die Bild-in-Bild Darstellung. Ohne Monitore sieht man seinen Partner nicht und kann sich die Konferenz auch sparen. Wer auf mehr als vier Bild-in-Bild Darstellungen setzt, sollte besser zwei Monitore benutzen, da ansonsten die Qualität leidet. Grundsätzlich sollte man hier auf hochwertige Modelle wie LCDs, Plasma oder TFT setzen. Bei besonders großen Meetingräumen oder einer hohen Anzahl an Teilnehmern kann man alternativ auch auf die Beamertechnik zurückgreifen, um ein besonders großes Bild zu bekommen.

Weitere Informationen

Wofür man sich auch entscheidet, die Qualität ist das Maß der Dinge. Man sollte darauf achten, dass Ton und Bildqualität hochwertig sind und der Monitor eine gute Auflösung besitzt. Weiter ist es empfehlenswert, auf schwenkbare Kameras zurückzugreifen, da man so eine gewisse Mobilität in die Konferenz bringen kann. Doch auch hier gilt: zu schnelle Bewegungen oder permanentes Gewackel stört die Bildqualität und kann den Gegenüber verunsichern.

Auch sollte das gewünschte Set eine Multi Point Unit Funktion besitzen, sodass sich auch mehr als zwei Teilnehmer in die Konferenz einwählen können. So ausgestattet kann das Unternehmen langfristig jede Menge Geld und Zeit sparen und sorgt für einen flexibleren Arbeitsablauf und eine bessere Kommunikation mit Geschäftspartnern auf der ganzen Welt. Telefone oder gar Reisen kann man sich dank eines Videokonferenzsystems sparen – so innovativ kann Arbeiten sein.
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