Ordnen & Archivieren

Hefter & Mappen
Hefter & Mappen
Stehsammler
Stehsammler
Briefkörbe
Briefkörbe

Ratgeber Ordnen & Archivieren


Ratgeber Ordnen & Archivieren


Ein schönes deutsches Sprichwort lautet „Ordnung ist das halbe Leben“. Ein anderes Sprichwort dagegen lautet „Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen“. Beide Sprichwörter beschreiben die zwei Seiten einer Medaille. Ordnen und Archivieren – für die einen geht es nicht ohne und für die anderen ist es der totale Graus. Nicht nur Selbstständige, Freiberufler oder Unternehmen müssen Ordnung in ihren Unterlagen halten sondern auch Privathaushalte.

Viele Menschen kennen sicher das Problem wenn es um die jährliche Steuererklärung geht. Man nimmt sich eine Stunde Zeit, um die Unterlagen für die Steuererklärung zusammenzusuchen. Aber aus der einen Stunde wird schnell ein halber oder ein ganzer Tag, weil Belege, Nachweise etc. überall aufbewahrt werden, nur nicht dort, wo man sie vermuten würde. Für viele bedeutet die Steuererklärung großer Stress, vor allem das Zusammensuchen der Unterlagen, das Sortieren und das Bewerten, ob die Unterlagen wichtig sind oder nicht. Viele verlieren schnell den Überblick. Zum Glück gibt es ja noch den Steuerberater oder den Lohnsteuerhilfeverein. Im besten Fall erhalten sie einen halbwegs geordneten Hefter oder Mappen mit den wichtigsten Unterlagen. Im schlechtesten Fall – aber am häufigsten vorkommenden – bekommen sie einen Haufen loser Blätter und müssen in mühevoller Kleinarbeit die Unterlagen zunächst selbst sortieren und ordnen, bevor sie mit ihrer eigentlichen Arbeit anfangen können.

Besser wäre es doch, alle wichtigen Unterlagen an einem zentralen Platz zu sammeln, zu ordnen und zu archivieren. Zum einen spart man sich dann, wenn man die Unterlagen braucht, das mühevolle Suchen – und so manchen (Ehe-)Streit – und zum anderen sind alle Unterlagen aufgeräumt und geordnet – dafür muss man nur einmal ein Ordnungssystem einführen und dieses pflegen.

Ein einfaches und ansprechendes Ordnungssystem

Dafür braucht es kein kompliziertes Ablagesystem wie in einem Unternehmen oder wie beim Steuerberater. Im Gegenteil: Je einfacher, desto besser und effektiver. Ein einfaches Ablagesystem in entsprechenden Ordnern, mit beschrifteten Rückenschildern, Trennstreifen oder Trennblätter zwischen den wichtigsten Unterlagen, aufbewahrt in einem Register oder einfach nur in ein paar entsprechend gekennzeichnete Mappen, Heftern oder Ordnern reicht vollkommen aus. Die Luxusvariante stellen Hängeregistraturen dar.

Wer einmal Ordnung in seine Unterlagen – egal ob im Büro oder zu Hause – gebracht hat, der findet innerhalb kürzester Zeit alles Wichtige wieder. Ordnung halten macht Spaß. Daher sollte man dafür sorgen, dass die Mechanik von Ordnern in Ordnung ist – ansonsten diese gleich austauschen –, Rückenschilder gut lesbar sind und Mappen und Hefter in einem ordentlichen Zustand sind – andernfalls verliert man schnell die Lust. Schlecht lesbare Rückenschilder und Etiketten sollten sofort ausgetauscht, beschädigte Mappen oder Hefter ebenfalls gleich repariert oder ganz ausgetauscht werden. Wer ein funktionierendes Ordnungs- und Archivsystem anlegen und pflegen möchte, sollte darüber hinaus auch immer einen ausreichenden Vorrat an Trennblätter und Trennstreifen vorhalten.

Das Auge isst bekanntlich mit. Auch bei einem Ordnungssystem, ob privat oder am Arbeitsplatz, sollte ansprechend aussehen. Es spricht nichts dagegen, geschmackvolle Kisten, Ablage- und Briefkörbe, qualitativ hochwertige Ordner und Schubladenblöcke für das eigene Ablagesystem zu verwenden. Ordnung soll Spaß machen und dazu gehören auch geschmackvolle Ablage- und Unterbringungsmöglichkeiten. Frei nach dem Motto „Jedes Ding hat seinen Platz und jedes Ding hat einen Platz.“

Kleine Helfer
Im Bereich des Ordnen und Archivierens gibt es jede Menge kleiner Helfer, die Sie bei der täglichen Organisation unterstützen. Vor allem im Bereich des Bürobedarfs sind die kleinen Helfer zu finden.

Hefter gehören zu den beliebtesten Behältern im Bereich geschäftlicher und privater Ordnungssysteme. Schnellhefter beispielsweise dienen der Aufbewahrung und dem Transport von gelochtem Schriftgut. Üblicherweise bestehen Hefter aus einem stabilen Papierstück wie Pressspan oder Pappe oder aus einem leichten, aber sehr festen Kunststoffmaterial (Schnellhefter). Das Material ist in der Mitte gefaltet und einem Metallstück versehen, mit dem das gelochte Schriftgut geordnet und befestigt werden kann. Lose Blätter können hier zeitweise oder permanent aufbewahrt werden.

Aktenordner oder allgemein Ordner sind eine spezielle Variante des Hefters und werden in der Regel in Verbindung mit einem Aktenschrank (Registratur) genutzt. Ein Aktenordner ist ein Hebelordner mit einem sogenannten Exzenterverschluss. Mit einem Aktenordner lässt sich eine größere Anzahl von Schriftstücken aufbewahren als beispielsweise mit einem Schnellhefter. Ordner können mit Rückenschildern oder Etiketten beschriftet werden und dienen der alphabetischen, chronologischen oder thematischen Ordnung und Archivierung von Schriftgut. Ordner gibt es in den Standardgrößen DIN A4 und DIN A5. Für Kontoauszüge gibt es spezielle DIN A6L Ordner.

Mappen dagegen haben in der Regel keine Heftvorrichtung zum Befestigen loser Blätter. Mappen bestehen in der Regel aus einem starken Papierkarton oder Pappe. In der Mitte sind sie gefaltet und dienen der kurzfristigen Aufbewahrung und Weitergabe von Schriftgut. Einige Mappen sind einem Gummizug versehen, der über die beiden Ecken des Mappendeckels gezogen wird. Dadurch kann verhindert werden, dass Schriftgut beim Transport aus der Mappe fällt. Des Weiteren werden Mappen vor allem im Zusammenhang mit Hängeregistraturen eingesetzt. Haupteinsatzgebiet von Mappen als Ordnungs- und Transportsystem ist die öffentliche Verwaltung. Sogenannte Vorgänge werden meist in Mappen weitergegeben.

Register ist ein Begriff aus der Büroverwaltung und bezeichnet eine besonders beauftragte Stelle, die sich mit der Sammlung, Organisation und Verwaltung von Schriftgut beschäftigt. Im Zusammenhang mit der privaten Organisation sind mit Register Aktenschränke, Hängeregistraturen oder kleine umlaufende Kärtchen gemeint. Im Gegensatz zu einem Aktenschrank und Aktenordnern wird in Hängeregistraturen durch Beschriftungslaschen ein schneller Zugang zu Dokumenten und Schriftgut gewährt. In einer Hängeregistratur lassen sich Dokumente und lose Blätter alphabetisch, chronologisch, thematisch oder nach anderen Kriterien ordnen und archivieren. Der Vorteil von Hängeregistern ist, dass Schriftstücke ohne langes Suchen schnell zur Hand sind. Es gibt sie in unterschiedlichen Größen vom kleinen Tischregister bis hin zu riesigen Regalsystemen mit viel Platz für Tausende Akten. Solche riesigen Register findet man vor allem in großen Verwaltungen und Archiven.

Im Bereich der Hängeregistraturen gibt es vier Sorten von sogenannten Hängeordnern, die seitlich mit Einhängehaken versehen sind und in ein Register gehangen werden. In Hängemappen kann man Dokumente einfach hineinlegen und wieder herausnehmen. Hängetaschen sind ähnlich konstruiert wie Hängemappen. Allerdings sind die Seiten mit einem Gewebe geschlossen, so dass nichts aus dem Hängekorb herausfallen kann. Hängehefter dagegen sind eine Art Schnellhefter mit Hängevorrichtung, die einen schnellen Zugriff auf die Unterlagen ermöglichen. Allerdings müssen hier alle Dokumente gelocht und im Hängehefter befestigt sein. Das Einlegen von losen Blättern ist nur beschränkt möglich. Hängeordner sind Vergleichbar mit Aktenordnern. Die Einhängehaken sind meistens aus Kunststoff und klappbar, so dass der Hängeordner auch außerhalb der Hängeregistratur hingestellt werden kann.

Alle Hängeordner lassen sich mit Reitern und Trennblättern versehen. Die Reiter sind in der Regel verschiebbar, so dass sie gut lesbar hintereinander gehängt werden können. Da die meisten Ordner aus Pappe sind, können diese auch selbst beschrieben werden.

Der Vorteil einer solchen Hängeregistratur ist, dass alle Unterlagen und Dokumente schnell sortiert sind. Registraturen sind für ein einfaches und schnelles Ablagesystem einfach prädestiniert. Es lassen sich Zwischenordner einrichten, um auch Terminsachen zeitnah zu erledigen. Dadurch lassen sich unansehnliche Stapel von Unterlagen auf dem Schreibtisch oder lose Blattsammlung vermeiden.

Weitere Unterstützer
Um den Überblick nicht zu verlieren und alles im Blick zu haben, eigenen sich vor allem Trennblätter, Trennstreifen und Rückenschilder. Mit Hüllen lassen sich einzelne Dokumente und Unterlagen vor Feuchtigkeit und Verunreinigung schützen. In Stehsammlern können beispielsweise Zeitschriften oder Schnellhefter geordnet und archiviert werden. Etuis dienen u.a. der Visitenkartenaufbewahrung und Organizer in Taschenbuchform unterstützen dabei, dass wichtige Termine nicht aus den Augen verloren gehen. In Briefkörben können ein- und ausgehende Post gesammelt, aber auch Unterlagen zeitweise aufbewahrt werden.
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