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Ratgeber

Ratgeber Ordner


Ordner sorgen für einen besseren Überblick in Büro und Arbeitszimmer. Es gibt verschiedene Varianten, darunter die weit verbreiteten Aktenordner für das Papierformat A4. Diese unterscheiden sich hinsichtlich ihres Materials und der Breite. Die gängigsten Breiten sind 50 und 80 Millimeter. Der Bonner Friedrich Soennecken hat den ersten Ordner im Jahr 1886 erfunden, die Weiterentwicklung fand vor allem durch die heute etablierten Firmen Leitz und ELBA statt. Ordner dienen dazu, lose Blätter und Dokumente ordentlich aufzubewahren. Neben großen Ordnern aus Pappe und Kunststoff gibt es aber auch weitere Sammelmappen in unterschiedlichen Formaten, die Sie für das Büro, Präsentationen oder zum Transport verwenden können.

Büroordner enthalten einen sogenannten Tippklemmer, mit dem Sie Ihre gelochten Dokumente fixieren können. Er besteht aus Metall und innen liegenden Federn und verfügt über zwei Bügel, die Sie mit Hilfe des Hebels öffnen und schließen können. Ein Klemmbügel, der auf dem Papier aufliegt und sich fixieren lässt, sorgt dafür, dass die Blätter fest aufeinander liegen. Der Ordner selbst besteht aus Pappe und ist mit Papier oder Kunststoff eingebunden. Schilder auf dem Ordnerrücken ermöglichen eine Beschriftung und sorgen für mehr Übersicht. Einige Ordner verfügen zudem über Deckelschlitze, aus denen die Metallbügel herausragen. Diese Schlitze verleihen dem Ordner zusätzliche Stabilität und erleichtern das Einsortieren in Aktenschränken oder Regalen. In Deutschland ist das Zweiloch-Ringsystem für das Sortieren in Ordnern und Schnellheftern am weitesten verbreitet. Ebenfalls sehr bekannt ist das Vierloch-Ringsystem, das in einem Ringbuch ohne Tippklemm-System zum Einsatz kommt.

Ordner und Mappen

Für Akten, Präsentationen oder auch einfache Dokumente stehen verschiedene mitunter bedruckte Ordner und Mappen zur Verfügung. Welche Art für Sie am besten geeignet ist, finden Sie am ehesten anhand der folgenden Überlegungen heraus:

- Bewerbungsunterlagen oder Präsentationen sollten besser nicht gelocht werden.
- Breite Ordner mit Schlitzen stehen stabiler als schmale Ordner.
- Ordner und Mappen gibt es aus Pappe oder Kunststoff sowie im Leder-Einband.
- Ringbücher gibt es in unterschiedlichen Formaten, sie benötigen aber mindestens vierfach gelochtes Papier beziehungsweise entsprechend gelochte Einleger.

Einige Ordner sind zudem so konzipiert, dass Sie Dokumente sowohl von vorn als auch von hinten einsortieren können. Das erleichtert die Arbeit, wenn Sie öfter Papiere heften müssen. Es gibt unterschiedliche Marken, wie Leitz, ELBA oder Herlitz, die moderne Ordner für unterschiedliche Einsätze anbieten.

DIN A4-Ordner
DIN A4-Ordner mit stabilisierenden Schlitzen stehen nicht nur sicher im Schrank oder Regal, sondern sind auch platzsparend. Die herausragenden Bügel hindern den Ordner daran, sich weiter zu öffnen. Die Kaschierung der Ordner kann aus Kunststoff in unterschiedlichen Farben und Designs bestehen. Sehr weit verbreitet sind auch klassische Kaschierungen aus Pappe in Wolkenmarmor-Optik. Sie können all Ihre Dokumente und Unterlagen bequem darin einheften. Spezielle Einleger ermöglichen das alphabetische oder thematische Ordnen der Papiere. Auch Klarsichtfolien finden in A4-Ordnern Platz. Über das Griffloch im Ordnerrücken können Sie den Ordner leicht aus dem Regal ziehen. Einige Varianten sind mit auswechselbaren Rückenschildern ausgestattet, so dass Sie die Ordner einfach neu beschriften können. Die Breiten von DIN A4-Ordnern variieren zumeist zwischen 25 und 85 mm.


Ordner in Querformaten
Neben großen DIN A4-Ordnern im Hochformat sind auch Querformat-Ordner erhältlich. Sie eignen sich für unterschiedliche Einsatzzwecke sowohl im Büro als auch zu Hause. Ringbuch-Ordner im Querformat können beispielsweise als Adresskarteien fungieren, indem Sie entsprechende Einleger verwenden. Ordner im Format DIN A5 lang eignen sich hervorragend für gängige Kontoauszüge. Auch die kleineren Modelle bestehen zumeist aus kaschierter Pappe und können mit unterschiedlichen Motiven aufwarten. Griffloch und Schlitze können abhängig vom Ordner vorhanden sein, sind aber kein festes Merkmal dieser Variante.

Sichtmappen mit Klarsichtfolien
Sichtmappen mit Klarsichtfolien eignen sich besonders gut für Präsentationen. Es gibt unterschiedliche Ausführungen aus Kunststoff oder mit festem Einband beispielsweise aus Leder oder Kunstleder. Die Präsentationsmappen kommen immer dann zum Einsatz, wenn Sie Pläne, Skizzen oder Grafiken präsentieren möchten. Sind Sie als Zeichner oder Grafiker tätig, ist es wichtig, Ihre Entwürfe oder fertigen Ergebnisse ansprechend und unversehrt zu präsentieren. Die meisten Mappen sind im Format A4 erhältlich und beinhalten Klarsichtfolien aus festem Material. Es gibt auch Präsentationsmappen im Ringbuch-Format, in die Sie selbst spezielle Folien mit Ihren Zeichnungen und Grafiken heften können. So müssen Sie das Papier nicht lochen und Ihre Bilder sind vor Verschmutzungen oder Beschädigungen gut geschützt – nicht nur während der Präsentation, sondern auch beim Transport.

Wenn Sie lediglich rasch ein paar lose Papiere zusammenfassen und transportieren möchten, ohne dass es einer Sortierung bedarf, gibt es Sammelmappen aus Kunststoff oder Pappe in verschiedenen Designs, die sich mit einem Gummiband verschließen lassen. Im Innern sorgen umklappbare Laschen dafür, dass Ihre Dokumente an Ort und Stelle bleiben. Darüber hinaus gibt es verschiedene Klemmhefter und Mappen, in denen Sie Dokumente aufbewahren oder weitergeben können, ohne dass Sie diese vorher lochen müssen.

Ordnung auf dem Schreibtisch

Ob am Arbeitsplatz im Büro oder im Home Office – der Schreibtisch versinkt schnell im Chaos, wenn Sie ihn nicht regelmäßig aufräumen. Deshalb ist es sinnvoll, nach einem System zu suchen, mit dem Sie den Schreibtisch ordentlich halten können. So verlieren Sie weder den Überblick über aktuelle Vorgänge, noch gehen wichtige Schreiben oder Informationen unter. Bereits in der Schulzeit und während der Ausbildung nutzen wir den Schreibtisch, um daran zu lernen und zu arbeiten. Bücher, Briefe und andere Dokumente sammeln sich an. Computer und Schreibgeräte sowie Büromaterial nehmen weiteren Platz in Anspruch und können die Übersichtlichkeit einschränken.

Ein fester Platz für den Computer
Unabhängig davon, ob Sie einen Laptop oder einen Desktop-PC verwenden, sollten Sie sich um einen festen Platz für Ihren Computer kümmern. Wo dieser am besten steht, hängt auch mit der Form und Größe des Schreibtisches zusammen. Ein Computer-Schreibtisch mit Tastaturauszug und Stellplatz für das Gehäuse kann sich als nützlich erweisen, weil Maus und Tastatur separate Plätze erhalten, welche die Schreibfläche nicht reduzieren. Ein Eck-Schreibtisch kann auch für Laptops sehr praktisch sein, da Sie diesen sowie einen zusätzlichen Monitor auf einer Seite aufstellen können. Der restliche Schreibtisch dient dann der Ablage und der manuellen, beziehungsweise analogen Büroarbeit.

Die Dokument-Ablage
Zum Sortieren aktueller Korrespondenz und der Vorgänge, die Sie bearbeiten müssen, sind Ablagekörbe besonders praktisch. Es gibt Ablagekörbe aus Metall oder Kunststoff in unterschiedlichen Designs. Die Körbe sind in aller Regel an das Format DIN A4 angepasst, so dass Sie Briefe und andere Dokumente ordentlich darin ablegen können. Es gibt sowohl mehrlagige Ablagekörbe mit Fächern als auch einzeln stapelbare Ablagen. Oft können Sie diese mit einem Aufkleber oder einem kleinen zugehörigen Schild individuell beschriften. So wissen Sie auf einen Blick, in welches Fach Ihre Unterlagen gehören.

Behälter für Stifte
Damit Sie nicht lange nach einem Kugelschreiber oder einem farbigen Textmarker suchen müssen, können Sie Behälter für Stifte und andere Bürohelfer aufstellen. Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz lediglich ein paar Stifte für Notizen benötigen, genügt ein farbiger Becher, beispielsweise aus Kunststoff. In diesen können Sie die Stifte stellen, so dass Sie sie schnell zur Hand haben. Zusätzlich gibt es Sammelbehälter mit mehreren Schalen und Fächern, in denen Sie nicht nur Stifte aufbewahren können. Stattdessen finden in diesen Behältern auch Radiergummis, Büroklammern oder Tintenpatronen für Füllfederhalter oder Marker Platz.

Tägliche Schreibtischkontrolle
Damit Sie stets den Überblick bewahren, sollten Sie zum Feierabend stets den Schreibtisch aufräumen. Geben Sie Stifte und andere Schreibutensilien in geeignete Behälter und sortieren Sie Briefe und wichtige Unterlagen in die entsprechenden Ablagefächer. Abgeschlossene Vorgänge sollten Sie vom Schreibtisch entfernen und in Aktenordnern sammeln. Wischen Sie danach den Schreibtisch bei Bedarf ab und halten Sie Ihre Schreibtischunterlage sauber und aktuell, falls es sich zugleich um einen Kalender handelt.
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